Wie wil emigreren zal waarschijnlijk verscheidene keren gehoord hebben van een apostille stempel of het apostille verdrag en dat in combinatie met het legaliseren van documenten in verband met emigreren.

Voor vele is dit allemaal nog een beetje vaag misschien maar het is heel erg belangrijk voor iedereen die aan emigreren denkt.

Je hebt namelijk een apostille nodig om officiële documenten die onder andere door de rijksoverheid worden afgegeven te legaliseren.

Als je wilt dat bijvoorbeeld een uittreksel van het geboorteregister rechtsgeldig is in een ander land dat ook het apostille verdrag heeft ondertekend dan heb je een apostille nodig.

Met het Apostille verdrag heeft men getracht om de legalisatie van veel officiële documenten eenvoudiger te maken. Maar men moet niet vergeten dat dit alleen geldig is voor landen die ook die apostille verdrag hebben ondertekend. Als je de lijst met verdragslanden Apostille ziet zou je denken dat elk land het verdrag heeft ondertekend maar dat is niet zo.

Wat is legalisatie?

Als je wilt emigreren zal je in het andere land verschillende zaken moeten regelen en voor veel zaken zullen officiële documenten geëist worden uit Nederland of België en die wil men gelegaliseerd zien. Het legaliseren betekend niets anders dan het officieel aantonen dat een document echt is en daarmee rechtsgeldig is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uittreksel van het geboorteregister of bevolkingsregister maar ook diploma’s vallen hier onder hoewel dat een beetje anders werkt.

Voorheen moest men met alle documenten naar de ambassade van dat land in Nederland waar de ambassadeur de documenten legaliseert en soms zelfs vertaalt. Verschillende documenten hoeft men door het apostille verdrag dus niet meer op de ambassade te laten legaliseren. Probleem is dat de documenten meestal niet geschreven zijn in de taal van het land waar je wilt gaan wonen.

Hoe dan ook, je moet toch naar de ambassade of je nou een apostille hebt of niet. De documenten moeten vertaald worden. De ambassade kan je ook vertellen of je de juiste documenten hebt of niet. Je kan ook maar beter het zekere voor het onzekere nemen als je gaat emigreren.

Landen die het Apostille verdrag hebben ondertekend

Je hoeft dus alleen apostille stempels aan te vragen voor als je naar een land gaat dat het apostille verdrag heeft ondertekend.

Het Apostille verdrag maakt legalisatie niet onnodig. De bedoeling was de gebruikelijke formaliteiten in het internationale juridische verkeer te vereenvoudigen, zonder verlies van rechtsgeldigheid. Men wilde op deze manier de legalisatie van documenten beperken tot één legalisatie, de apostille stempel.

Op deze manier hoeft een document met een apostille stempel niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of consulaat van landen die het verdrag hebben ondertekend. Een lijst van deze landen je hier vinden in verdragslanden apostille.

Dit geldt dus niet alleen voor mensen die vertrekken uit Nederland maar ook voor mensen die naar Nederland komen. Nederland heeft het verdrag ondertekend en accepteert hiermee elk buitenlands officieel document dat een apostille stempel heeft.

Denk hier goed aan als je wilt terugkeren naar Nederland na emigratie. Als je in het buitenland bent getrouwd en of kinderen hebt dan zal je eventuele documenten moeten laten voorzien van een apostille stempel omdat men anders de documenten niet zullen accepteren als zijnde echt en rechtsgeldig.

Afgifte van de apostille stempel

In Nederland geven griffiers van de arrondissementsrechtbanken de apostille stempel af. In andere landen kan het zijn dat het ministerie van justitie of buitenlandse zaken de apostille stempel afgeven.

De bevoegde autoriteiten zijn verplicht een register of kaartsysteem bij te houden waarin zij gegevens moeten bewaren van afgegeven apostille verklaringen. In dat register worden de volgende informatie opgeslagen:

• het volgnummer en de datum van de apostille
• de naam van de ondertekenaar van de akte en de functie die deze persoon vervuld
• Als het document niet is ondertekend, wordt de naam vermeld van de autoriteit die het stuk heeft gezegeld of gestempeld.

Deze gegevens worden bewaard om fraude te kunnen voorkomen en om eventuele afgegeven apostilles terug te kunnen vinden als men twijfelt over de echtheid van de apostille stempel.

De apostille

De apostille wordt op het document zelf, meestal op de achterkant of op een verlengstuk gestempeld. De afmetingen van de apostille is ten minste 9×9 cm in het vierkant en het opschrift ‘Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)’ moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag worden opgesteld in de officiële taal van de autoriteit die de apostille afgeeft. Zie foto voor een voorbeeld van een apostille.

Documenten die d.m.v. Apostille kunnen worden gelegaliseerd

De apostille kan voor vele verschillende documenten worden gebruikt. Het verdrag spreekt over alle openbare akten, zoals akten van de burgerlijke stand en andere officiële documenten die door de rijksoverheid worden afgegeven.

Het apostille verdrag verstaat onder openbare akten de volgende documenten:

• Alle documenten afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat. Hieronder vallen ook documenten die zijn afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder. Men moet hierbij denken aan alle rechtspraak die uitgaat van een verdragsstaat. Dus niet alleen uitspraken van de gewone rechter, maar ook aan die van elke andere, bijzondere overheidsrechter, zelfs een kerkelijke rechter.
• administratieve documenten. Dit zijn alle documenten die uitgaan van de administratieve autoriteiten van een verdragsland. Denk bijvoorbeeld aan getuigschriften en diploma’s. Uittreksels van de burgerlijke stand en verklaringen van de bevolkingsadministratie vallen ook onder dit verdrag.
• notariële akten. Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder het apostille-verdrag.
• op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening. Men gaat ervan uit dat een legalisatie door een notaris op een onderhands stuk is aan te merken als een officiële verklaring en daarmee valt het stuk dan ook onder het apostille-verdrag en kan het van een apostille worden voorzien.

Documenten waarop het apostille-verdrag niet van toepassing is:

• Documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren. Op dit soort documenten mag men geen apostille verlangen volgens het verdrag.
• Administratieve documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.

Documenten van diplomatieke of consulaire ambtenaren worden zonder apostille al gezien als echt en dus ook rechtsgeldig.

De praktijk

Zoals men weet is de praktijk niet altijd zoals men verwacht en zeker niet als men dit soort informatie leest dat door de overheid wordt afgegeven. Ook met het apostille verdrag is de praktijk soms iets anders dan de theorie zegt. Er zijn namelijk nog steeds landen die naast een apostille stempel een vertaling of een extra legalisering eisen, ondanks dat men verplicht is het document met apostille als echt en rechtsgeldig te beschouwen.

Mij over kwam dit in 2009 toen ik wilde trouwen en hiervoor een uittreksel van het geboorteregister had, voorzien van een apostille. Dit document werd niet geaccepteerd als zodanig en men eiste een officiële vertaling door een beëdigd persoon en dat moest het Nederlandse Consulaat regelen. Om dan dus maar niet tegen de bureaucratie te schoppen heb ik het maar laten vertalen. De vertaling koste meer dan het document, de apostille en het verzenden van Nederland naar Honduras bij elkaar.

Als men in het buitenland er toch andere regels op nahoud dan dat beschreven staat in verdragen die landen onderling hebben ondertekend kan je daar vaak maar beter in geloven omdat je anders vast komt te zitten in de bureaucratische molen wat je uiteindelijk zelfs meer kan kosten.

Tot slot

Als je bepaalde documenten hebt die je wilt of moet laten legaliseren is een apostille iets wat je het best als standaard kan doen. De kosten zijn niet zo hoog, afhankelijk van de hoeveelheid documenten natuurlijk.

Neem altijd contact op met de ambassade van het land waar je wilt gaan wonen en bespreek daar welke documenten je nodig hebt en voor welke documenten een apostille nodig is. Als men zegt dat je voor een bepaald document het niet nodig hebt maar het valt wel onder het apostille-verdrag, kan je het document maar beter laten voorzien van een apostille.

Ga dus altijd uit van de ergste situatie en de strengste regels. Leg je documenten voor bij de ambassade en bespreek met hen zo veel mogelijk zaken. En kijk eens op de lijst van landen of het land waar je wilt gaan wonen of dat land het Apostille verdrag heeft ondertekend.

Voor meer informatie over legalisatie van diploma’s en statusverklaringen van diploma’s zie Nederlandse diploma’s en emigratie.

Voor een lijst van landen die het apostille-verdrag hebben ondertekend zie verdragslanden apostille